Data Retention Policy

2.1 Huvudsyftet med denna policy är att fastställa gränser för bevarande av personuppgifter och för att säkerställa att dessa gränser, liksom ytterligare uppgifter om rättigheter att radera, följs. Vidare syftar denna policy till att säkerställa att Bolaget fullgör sina skyldigheter och de registrerades rättigheter enligt GDPR.

2.2 Förutom att skydda de registrerades rättigheter enligt GDPR, genom att säkerställa att alltför stora mängder data inte behålls av bolaget, syftar denna policy också till att förbättra hastigheten och effektiviteten i hanteringen av data.

3.1 Denna policy gäller alla personuppgifter som innehas av bolaget och tredjepartsdataprocessorer som behandlar personuppgifter på bolagets vägnar.

3.2 Personuppgifter, som innehas av företaget, lagras på följande sätt och på följande platser:

1. Bolagets servrar finns i bolagets lokaler på Unit 17, IO Center, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ;
2. Tjänsteman från tredje part, som drivs på våra vägnar;
3. Företagets datorer finns permanent i bolagets lokaler på Unit 17, IO Center, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ;
4. Bärbara datorer och andra mobila enheter som företaget tillhandahåller till sina anställda;
5. Datorer och mobila enheter som ägs av anställda, agenter och underentreprenörer som används i enlighet med bolagets "BYOD" -policy.
6. Fysiska uppgifter lagrade i bolagets lokaler på Unit 17, IO Center, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ.

Alla personuppgifter som innehas av bolaget hålls i enlighet med GDPR: s och registrerades rättigheter enligt det, som anges i bolagets dataskyddspolicy.

4.1 Uppgiftspersoner hålls fullständigt informerade om sina rättigheter, vilka personuppgifter företaget har om dem, hur de personuppgifterna används och hur länge företaget kommer att behålla de personuppgifterna (eller, om ingen fast lagringsperiod kan fastställas, kriterierna för att retentionen av uppgifterna kommer att bestämmas).

4.2 Uppgiftspersoner ges kontroll över sina personuppgifter som innehas av bolaget, inklusive rätten att få felaktiga uppgifter, rätten att begära att deras personuppgifter raderas eller på annat sätt bortskaffas (oavsett de kvarhållningsperioder som annars anges enligt denna policy för lagring av uppgifter) rätten att begränsa bolagets användning av personuppgifter och ytterligare rättigheter avseende automatiserat beslutsfattande och profilering.

Vid utgången av de uppgifter om lagringstid som anges nedan i del 6 i denna policy eller när en registrerad utövar sin rätt att radera sina personuppgifter ska personuppgifter raderas, förstöras eller på annat sätt kasseras enligt följande:

5.1 Personliga data lagrade elektroniskt (inklusive alla och alla säkerhetskopior av dessa) ska raderas.

5.2 Personliga data som lagras i pappersform ska strimlas.

6.1 Som ovan angiven och enligt lag krävs att Bolaget inte längre behåller personuppgifter längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till syftet med vilka uppgifterna samlas in, hålls och behandlas.

6.2 Olika typer av personuppgifter, som används för olika ändamål, behålls nödvändigtvis under olika perioder (och dess retention periodiskt granskas), enligt nedan.

6.3 Vid fastställande och / eller granskning av retentionperioder ska följande beaktas:

1. Bolagets mål och krav
2. Typ av personuppgifter i fråga
3. Syftet (erna) för vilka data i fråga samlas in, hålls och bearbetas
4. Bolagets rättsliga grund för insamling, innehav och bearbetning av dessa uppgifter.
5. Kategorin eller kategorierna av uppgifter som uppgifterna avser.

6.4 Om en exakt kvarhållningsperiod inte kan fastställas för en viss typ av data ska kriterier fastställas genom vilka retentionen av uppgifterna kommer att fastställas och därigenom säkerställas att uppgifterna i fråga och lagring av dessa data kan regelbundet ses över mot dessa kriterier.

6.5 Trots följande fastställda retentionperioder kan vissa personuppgifter raderas eller på annat sätt kasseras före utgången av den definierade retentionstiden där ett beslut fattas inom bolaget att göra det (antingen på begäran av en registrerad eller annat).

7.1 Dataskyddsledaren ska ansvara för övervakningen av genomförandet av denna policy och för att övervaka efterlevnaden av denna policy, bolagets övriga dataskyddspolicyer (inklusive, men inte begränsat till, dess dataskyddspolicy) och med GDPR och annan tillämplig lagstiftning om dataskydd.

7.2 Dataskyddsledaren ska ha direkt ansvar för att överensstämmelse med ovanstående uppgifter om lagring av data i hela bolaget respekteras.

7.3Anya frågor angående denna policy, behållande av personuppgifter eller någon annan aspekt av GDPR-överensstämmelse bör hänvisas till dataskyddsledningen.

Denna policy ska anses effektiv från och med den 25 maj 2018. Ingen del av denna policy ska ha retroaktiv verkan och gäller således endast för frågor som uppstår på eller efter detta datum.